为了便于信访部门准确了解信访人诉求，帮助解决所反映的实际问题，群众通过书信、电子邮件等形式向市领导或信访部门反映问题时，应力求做到以下几点：
    　1、书写工整、字迹清楚。写信人自己不会写或写不好时，可以找人代写，有条件的最好打印。
    　2、反映问题应事实求是，不夸大，也不缩小。语言表达要简捷清楚，让人看了一目了然，一页纸能写明白的，绝不用两页。
    　3、反映问题或提出意见和建议提倡一信一事，就是一封信只反映一个问题或一类问题，且这些问题应属于市委、市政府及其各职能部门管辖处理，涉及法律方面的问题应直接向司法机关反映。这样便于来信的办理和问题的处理。
　　4、一定要写清楚联系地址和联系人，有电话的，最好留下联系电话，有工作单位的，应写清楚本单位和上级主管单位名称。这样有利于工作人员进一步了解情况，同时也便于反馈问题的处理结果。
　　5、通过电子邮件方式反映问题时，填写内容必须真实、详尽，以便我们及时与你联系。如果有相片等其他附件，可寄到：rmxf_xg@163.com